Archivage 5 Ans des DDS EUDR Bois : Obligations et Bonnes Pratiques
L'article 9 du Règlement (UE) 2023/1115 impose à tous les opérateurs de conserver pendant au moins cinq ans l'ensemble des informations et documents justificatifs utilisés pour établir leur Déclaration de Diligence Raisonnée. Cela inclut les DDS elles-mêmes, les preuves de géolocalisation (relevés cadastraux, polygones GPS), les documents de légalité (autorisations de coupe, plans de gestion, certifications PEFC/FSC), les factures et bons de livraison associés, ainsi que les évaluations de risque réalisées. Cette obligation s'applique à partir de la date de soumission de la DDS, que l'opérateur soit exploitant forestier, scierie ou négociant. MapPass archive automatiquement toutes les DDS soumises et les documents associés, avec un accès immédiat en cas de contrôle par la DGAL.
Quels documents conserver pendant 5 ans ?
<p>L'obligation d'archivage EUDR porte sur l'ensemble du dossier de diligence :</p><ul><li><strong>La DDS elle-même</strong> : numéro de référence TRACES EU, horodatage, statut de validation</li><li><strong>Preuves de géolocalisation</strong> : extrait cadastral, coordonnées GPS, polygone GeoJSON de la parcelle</li><li><strong>Documents de légalité</strong> : autorisation de coupe préfectorale, plan simple de gestion, cahier des charges de vente, certifications PEFC/FSC</li><li><strong>Preuves de non-déforestation</strong> : données d'occupation des sols historiques (avant et après le 31/12/2020)</li><li><strong>Documents commerciaux</strong> : factures, bons de livraison, contrats d'approvisionnement associés au lot</li><li><strong>Évaluation des risques</strong> : rapport de diligence raisonnée avec les facteurs de risque évalués</li></ul>
Format et organisation de l'archivage
<p>L'EUDR n'impose pas de format spécifique pour l'archivage, mais les documents doivent être lisibles et accessibles rapidement en cas de contrôle. Bonnes pratiques recommandées :</p><ul><li><strong>Format numérique</strong> : PDF horodaté pour les documents papier numérisés, JSON pour les données structurées</li><li><strong>Classement chronologique</strong> : par date de soumission de la DDS</li><li><strong>Classement par chantier</strong> : chaque dossier de chantier regroupe toutes les pièces du lot</li><li><strong>Sauvegarde multiple</strong> : cloud + disque local pour éviter les pertes</li></ul><p>MapPass archive automatiquement chaque DDS dans un dossier numérique structuré, accessible depuis votre tableau de bord, sans délai supplémentaire.</p>
Que se passe-t-il en cas de contrôle DGAL ?
<p>Les autorités compétentes françaises (DGAL — Direction Générale de l'Alimentation) peuvent demander l'accès aux dossiers de diligence à tout moment pendant les 5 ans d'archivage. En cas de contrôle :</p><ul><li>Vous disposez d'un délai fixé par l'autorité (généralement 15 à 30 jours) pour fournir les documents</li><li>L'accès aux archives MapPass est immédiat : vous pouvez exporter l'ensemble du dossier en un clic</li><li>Les documents manquants peuvent entraîner des sanctions (amende, suspension de mise sur le marché)</li></ul><p>MapPass génère automatiquement un rapport d'audit listant toutes vos DDS avec leur statut et leurs documents associés.</p>
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Questions fréquentes
L'archivage EUDR commence-t-il à partir de la date d'abattage ou de vente ?
L'archivage EUDR commence à partir de la date de soumission de la DDS à TRACES EU. Cette date correspond généralement à la date de commercialisation du lot. L'obligation de conservation court pendant 5 ans à partir de cette date.
Puis-je archiver sur support papier uniquement ?
L'EUDR n'impose pas le format numérique, mais le papier est très difficile à gérer sur 5 ans (risque de perte, de détérioration). Le format numérique est fortement recommandé. MapPass archive tout automatiquement au format numérique horodaté sans que vous ayez à vous en occuper.
Que faire des archives si mon entreprise est rachetée ou cesse son activité ?
En cas de cession ou de cessation d'activité, les archives EUDR doivent être transférées au successeur ou conservées pendant la durée restante. MapPass propose un export complet de vos archives (format ZIP) pour faciliter ce transfert. En cas de liquidation, contactez la DGAL pour les modalités de conservation.