TRACES EU : guide pas-à-pas pour créer votre compte et soumettre une DDS

La plateforme TRACES EU est le portail officiel de la Commission européenne pour la soumission des DDS (Déclarations de Diligence Raisonnée) dans le cadre du règlement EUDR. Si la plateforme est fonctionnelle, elle n’est pas toujours intuitive pour les premiers utilisateurs. Ce guide pas-à-pas vous explique comment créer votre compte, configurer votre profil opérateur et soumettre votre première DDS.

Avant de commencer : ce qu’il vous faut

Avant de vous lancer sur TRACES EU, préparez les informations suivantes :

• SIRET de votre entreprise (ou numéro EORI si vous exportez hors UE)
• Coordonnées complètes de l’entreprise (adresse, téléphone, email)
• Coordonnées du responsable (nom, prénom, fonction, email professionnel)
• Données du premier lot à soumettre (espèce, volume, parcelle, date de récolte)
• GeoJSON de la parcelle (ou référence cadastrale pour conversion via MapPass)

Étape 1 — Créer votre compte sur TRACES EU

1.1 Accéder au portail

Rendez-vous sur traces.ec.europa.eu. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton “Se connecter” ou “Register” (selon la version de l’interface disponible au moment de votre connexion).

Important : TRACES EU utilise le système d’authentification EU Login (anciennement ECAS). Si vous avez déjà un compte EU Login (utilisé pour d’autres services de la Commission européenne), vous pouvez l’utiliser directement.

1.2 Créer un compte EU Login

Si vous n’avez pas de compte EU Login :

1. Cliquez sur “Créer un compte”
2. Renseignez votre adresse email professionnelle
3. Choisissez un mot de passe respectant les critères de sécurité (12 caractères min., majuscule, chiffre, caractère spécial)
4. Acceptez les conditions d’utilisation
5. Validez votre email via le lien envoyé dans votre boîte mail

Astuce : Utilisez votre adresse email professionnelle (domaine entreprise), pas une adresse Gmail ou Hotmail personnelle. Les systèmes de la Commission peuvent avoir des règles de sécurité restrictives sur les domaines.

1.3 Accéder au module EUDR de TRACES EU

Une fois connecté à EU Login, revenez sur TRACES EU. Dans le menu principal, naviguez vers :

Opérations → EUDR → Déclarations de Diligence Raisonnée

Si ce module n’est pas visible, votre compte doit d’abord être associé à votre entreprise (étape suivante).

Étape 2 — Configurer votre profil opérateur

2.1 Créer ou rejoindre une organisation

TRACES EU distingue les comptes individuels (personnes physiques) des organisations (entreprises, coopératives, etc.). En tant qu’opérateur EUDR, vous devez opérer sous le nom de votre organisation.

Si votre organisation n’est pas encore sur TRACES EU :

1. Dans votre profil, cliquez sur “Gérer mes organisations”
2. Cliquez sur “Ajouter une organisation”
3. Recherchez votre entreprise par SIRET ou dénomination
4. Si elle n’existe pas, cliquez sur “Créer une nouvelle organisation”
5. Renseignez : dénomination sociale, forme juridique, adresse, SIRET, secteur d’activité
6. Soumettez la demande de validation

Délai de validation : 2 à 5 jours ouvrés. L’autorité compétente française (DRAAF régionale) valide les nouvelles organisations.

2.2 Définir votre rôle EUDR

Une fois votre organisation créée et validée :

1. Dans votre espace EUDR, définissez votre rôle :
   • Opérateur (vous mettez des produits sur le marché ou les exportez)
   • Négociant (vous revendez des produits déjà mis sur le marché)
2. Sélectionnez les produits concernés (chapitres SH)
3. Enregistrez votre profil

Étape 3 — Créer votre première DDS

3.1 Démarrer une nouvelle DDS

Dans le module EUDR de TRACES EU :

1. Cliquez sur “Nouvelle déclaration” ou “Create DDS”
2. Sélectionnez le type : “Due Diligence Statement”
3. Cliquez sur “Créer”

3.2 Renseigner la section “Produit”

Champ	Ce qu’il faut renseigner	Exemple
Code SH	Code à 6 ou 8 chiffres du produit	4403.91 (chêne brut)
Description	Dénomination commerciale	Grumes de chêne
Nom scientifique	Genre et espèce	Quercus robur
Volume	En m³ ou en tonnes (selon le produit)	45,3 m³
Masse nette	En kg (optionnel pour certains produits)	22 650 kg
Pays de production	Code ISO du pays	FR (France)

3.3 Renseigner la section “Géolocalisation”

C’est la section la plus critique et la plus technique de la DDS.

1. Cliquez sur “Ajouter une localisation”
2. Sélectionnez le mode de saisie :
   • Polygone GeoJSON : importez directement votre fichier .geojson
   • Coordonnées manuelles : saisissez les points du polygone manuellement
   • Point GPS : pour les parcelles de moins de 4 hectares, un point central suffit

Format GeoJSON attendu :

{
  "type": "Feature",
  "geometry": {
    "type": "Polygon",
    "coordinates": [[[2.3456, 48.1234], [2.3478, 48.1234], [2.3478, 48.1256], [2.3456, 48.1256], [2.3456, 48.1234]]]
  }
}

Erreur fréquente : Les coordonnées GeoJSON sont en format [longitude, latitude] (et non [latitude, longitude] comme on pourrait l’attendre). Une erreur d’ordre des coordonnées place votre parcelle à un endroit erroné sur la carte — et peut entraîner un rejet de la DDS.

Astuce MapPass : MapPass génère automatiquement un GeoJSON valide et correctement formaté à partir de références cadastrales françaises. Vous pouvez exporter ce GeoJSON et l’importer directement dans TRACES EU.

3.4 Renseigner la section “Légalité et non-déforestation”

Dans cette section, vous devez déclarer :

1. Date de récolte : période pendant laquelle le bois a été abattu (mois/année ou période)
2. Conformité légale : attestation que la récolte est conforme à la législation du pays de production
3. Non-déforestation : attestation que la parcelle n’a pas subi de déforestation depuis le 31 décembre 2020

Ces déclarations sont des engagements sur l’honneur. Vous pouvez joindre des documents justificatifs (déclaration de coupe, etc.) mais ce n’est pas systématiquement obligatoire pour les pays à faible risque.

3.5 Renseigner la section “Fournisseurs en amont”

Si vous n’êtes pas le premier maillon de la chaîne (vous avez acheté le bois à un exploitant ou à un propriétaire forestier), vous devez renseigner les informations de traçabilité amont :

• Nom et coordonnées du fournisseur
• Numéro de référence DDS du fournisseur (si applicable)
• Date d’achat

3.6 Valider et soumettre

1. Vérifiez l’ensemble des informations via l’onglet “Récapitulatif”
2. Corrigez les erreurs signalées par le système (champs en rouge)
3. Cliquez sur “Soumettre”
4. TRACES EU génère un numéro de référence DDS unique
5. Téléchargez le passeport DDS au format PDF

Important : Conservez le numéro de référence DDS et le passeport PDF. Ils doivent accompagner le lot lors de la livraison et être transmis à votre client.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

Erreur	Cause	Solution
”Polygone invalide”	Coordonnées mal saisies ou polygone non fermé	Utiliser MapPass pour générer un GeoJSON valide
”Code SH non reconnu”	Code SH incomplet ou inexistant	Vérifier le code à 8 chiffres dans la nomenclature TARIC
”Pays de production invalide”	Utilisation du nom complet au lieu du code ISO	Utiliser “FR” pour France, “DE” pour Allemagne, etc.
”Compte non validé”	Organisation en attente de validation	Attendre la validation (2-5 jours) et relancer la demande si nécessaire
”Volume hors plage”	Volume en tonnes au lieu de m³ ou inversement	Vérifier l’unité demandée selon le type de produit

Gagner du temps avec MapPass

La soumission manuelle sur TRACES EU prend entre 20 et 45 minutes pour un opérateur expérimenté. MapPass automatise l’ensemble du processus :

1. Saisie des informations du lot dans une interface guidée en français
2. Génération automatique du GeoJSON via l’API IGN
3. Validation des données avant soumission (détection d’erreurs)
4. Soumission directe via l’API TRACES EU
5. Récupération et archivage automatique du passeport DDS

Résultat : 3 à 5 minutes par dossier au lieu de 20 à 45 minutes.

Prêt à vous conformer ?

Gagnez du temps sur chaque DDS et évitez les erreurs de soumission avec MapPass. Interface française, intégration TRACES EU directe, 10 premiers dossiers gratuits.

Soumettre votre première DDS avec MapPass →