Archivage 5 ans EUDR : quels documents conserver et comment ?
Le règlement EUDR impose de conserver les DDS et documents associés pendant 5 ans. Liste précise des documents requis, formats acceptés, et comment MapPass gère l'archivage EUDR.
L’obligation d’archivage EUDR est souvent négligée par les opérateurs qui se concentrent sur la soumission des DDS. Pourtant, conserver les bons documents pendant 5 ans est une obligation légale distincte, dont le non-respect peut être sanctionné indépendamment de la qualité de vos DDS. Voici exactement ce que vous devez archiver, sous quelle forme, et comment organiser cet archivage efficacement.
La base légale de l’obligation d’archivage
L’article 9 du règlement (UE) 2023/1115 établit clairement l’obligation :
« Les opérateurs tiennent à disposition des autorités compétentes […] les déclarations de diligence raisonnée ainsi que toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer qu’ils se sont conformés aux obligations prévues à l’article 8, pendant une période de cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont mis le produit concerné sur le marché ou l’ont exporté. »
Cinq ans à compter de la date de mise sur le marché (livraison, facturation) — pas à compter de la date de récolte ni de la date de soumission de la DDS.
Les documents à conserver : liste complète
Catégorie 1 — La DDS elle-même
| Document | Contenu essentiel | Format recommandé |
|---|---|---|
| Passeport DDS (PDF officiel) | Numéro de référence unique, données du lot, identité de l’opérateur | PDF non modifiable |
| Numéro de référence DDS | Code alphanumérique unique généré par TRACES EU | Texte, export CSV |
| Accusé de réception TRACES EU | Confirmation de soumission horodatée | PDF ou email archivé |
Catégorie 2 — Informations sur le produit
| Document | Contenu essentiel |
|---|---|
| Description du lot | Espèce (nom commun + scientifique), code SH, volume (m³ ou tonnes), masse |
| Bon de livraison ou facture | Date de mise sur le marché, quantité, client destinataire |
| Étiquetage du lot | Identification physique du lot (si applicable) |
Catégorie 3 — Données géospatiales
| Document | Contenu essentiel |
|---|---|
| Fichier GeoJSON des parcelles | Polygones GPS de chaque parcelle de récolte (précision < 6 m) |
| Références cadastrales | Département, commune, section, numéro de parcelle |
| Carte de localisation | Visualisation des parcelles sur fond cartographique |
| Coordonnées du centroïde (si applicable) | Pour les parcelles < 4 ha, un point GPS peut suffire |
Catégorie 4 — Preuves de légalité
| Document | Ce qu’il prouve |
|---|---|
| Déclaration de coupe (DRAAF/DDT) | Autorisation légale d’exploiter la parcelle |
| Autorisation préalable de coupe (coupes soumises) | Conformité au droit forestier national |
| Contrat d’exploitation | Droit d’exploiter la parcelle pour le compte du propriétaire |
| Certification PEFC ou FSC | Conformité aux standards de gestion durable |
| Relevé de propriété cadastrale | Droit de propriété ou d’usage sur la parcelle |
Catégorie 5 — Évaluation des risques
| Document | Contenu essentiel |
|---|---|
| Rapport d’évaluation des risques | Analyse du niveau de risque (négligeable, faible, élevé) |
| Classification pays de production | Niveau de risque attribué par la Commission européenne |
| Mesures d’atténuation (si requises) | Actions prises pour réduire les risques identifiés |
| Audits fournisseurs (si requis) | Résultats des vérifications de conformité des fournisseurs |
Catégorie 6 — Traçabilité amont
| Document | Contenu essentiel |
|---|---|
| Références DDS fournisseurs | Numéros de référence DDS reçus de vos propres fournisseurs |
| Informations fournisseur | Nom, adresse, SIRET ou numéro EORI |
| Données de traçabilité | Lien entre vos lots et les lots fournisseurs en amont |
Formats acceptés par la réglementation
Le règlement EUDR n’impose pas de format spécifique pour l’archivage. Les formats courants acceptés en pratique :
Pour les DDS :
- PDF (format privilégié pour le passeport officiel)
- XML (format d’export natif TRACES EU pour l’intégration automatisée)
Pour les données géospatiales :
- GeoJSON (format requis par TRACES EU)
- Shapefile (.shp) converti en GeoJSON pour la soumission
Pour les documents justificatifs :
- PDF scannés de documents papier
- Images numériques (JPG, PNG) de qualité lisible
- Emails archivés (au format .eml ou via archivage serveur)
Recommandation : Privilégiez les formats ouverts et non propriétaires (PDF, GeoJSON, CSV) pour garantir la lisibilité des documents dans 5 ans, quel que soit l’outil utilisé.
Organisation pratique de l’archivage
Option 1 — Archivage dans l’outil EUDR (recommandé)
Les plateformes comme MapPass conservent automatiquement tous les dossiers soumis. Les avantages :
- Archivage automatique sans action manuelle
- Accès immédiat depuis l’interface web en cas de contrôle
- Export complet du dossier en un clic
- Sauvegarde redondante sur infrastructure cloud
- Pas de risque de perte liée à une défaillance de poste local
Option 2 — Archivage sur serveur d’entreprise
Pour les entreprises disposant d’un serveur interne ou d’un NAS :
- Créer un répertoire par année et par lot
- Nommer les fichiers de façon cohérente :
DDS_[ref]_[AAAA-MM-JJ]_[essence]_[volume].pdf - Mettre en place des sauvegardes automatiques régulières (3-2-1 rule)
- Documenter la politique d’archivage pour les équipes
Option 3 — Archivage cloud généraliste
Services comme Google Drive, OneDrive, Dropbox peuvent être utilisés :
- Conviennent pour les petites structures sans serveur
- Vérifiez la durée de rétention garantie (5 ans minimum) et les conditions contractuelles
- Protégez l’accès avec authentification à deux facteurs
- Évitez les comptes personnels non professionnels (risque de fermeture de compte)
Ce qu’il faut éviter
- Archivage uniquement papier : risque de détérioration, perte, incendie — sans copie numérique de secours
- Messagerie email uniquement : les boîtes email peuvent être vidées, les serveurs changés
- Stockage local uniquement (un seul PC) : risque de perte en cas de panne matérielle
Qui peut accéder à vos archives EUDR lors d’un contrôle ?
En France, les autorités compétentes désignées pour les contrôles EUDR sont :
- Les douanes françaises (contrôles aux frontières et dans les ports)
- Les DRAAF (contrôles intérieurs, en forêt et en entrepôt)
- La DGCCRF (contrôles sur les produits finis commercialisés)
Lors d’un contrôle, vous devez être en mesure de fournir dans un délai raisonnable (en pratique : immédiatement ou dans les 24-48h selon les autorités) l’ensemble des documents d’un lot ou d’une DDS spécifique. Un archivage numérique centralisé facilite considérablement cette réponse.
Prêt à vous conformer ?
MapPass archive automatiquement l’intégralité de vos dossiers DDS — passeport PDF, GeoJSON, données de lot — et les met à disposition depuis votre espace client pendant toute la durée réglementaire. Accès immédiat lors d’un contrôle, export complet en un clic.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il conserver les documents EUDR ?
- Le règlement (UE) 2023/1115 impose une conservation de 5 ans à compter de la date de mise sur le marché ou d'exportation du produit concerné. Cette durée s'applique à la DDS elle-même, aux documents justificatifs (preuves de légalité, données géospatiales, évaluations des risques) et aux informations de traçabilité aval.
- Sous quelle forme doit-on conserver les DDS EUDR ?
- Le règlement n'impose pas de format spécifique. Les documents peuvent être conservés en format papier ou numérique (PDF, XML, JSON). L'essentiel est que les documents soient lisibles, intègres et accessibles en cas de contrôle. Un archivage numérique avec sauvegarde est recommandé pour la pérennité et l'accessibilité.
- Quels documents précis faut-il conserver en plus de la DDS ?
- En plus de la DDS soumise sur TRACES EU, il faut conserver : les preuves de légalité de la récolte (documents cadastraux, autorisations), les données géospatiales (GeoJSON des parcelles), les preuves de non-déforestation (certificats, photos datées), l'évaluation des risques documentée, et les informations de traçabilité vers les fournisseurs en amont.
- MapPass conserve-t-il les documents EUDR à ma place ?
- Oui. MapPass archive automatiquement tous les dossiers DDS soumis via la plateforme : passeport DDS PDF, données GeoJSON, informations de lots et numéros de référence TRACES EU. Les dossiers sont accessibles depuis votre espace client pendant toute la durée réglementaire. Un export complet est possible à tout moment.
- Que se passe-t-il si je perds mes documents EUDR lors d'un contrôle ?
- L'absence de documents justificatifs lors d'un contrôle peut être considérée comme un manquement à l'obligation de due diligence. L'autorité compétente peut exiger la preuve de conformité et, en l'absence de celle-ci, appliquer des sanctions : injonction de mise en conformité, amende proportionnelle au CA, voire saisie des produits. La perte de documents numériques est évitée avec un archivage cloud redondant.